Jumat, 08 Oktober 2010

DECISION MAKING

Pengambilan keputusan (decision making) adalah pemilihan tindakan dari beberapa alternative yang ada; hal ini merupakan inti dari perencanaan. Sebuah rencana tidak dapat dikatakan ada kecuali sebuah keputusan sudah dibuat. Manajer kadang memandang pengambilan keputusan sebagai tugas utama mereka karena mereka harus secara konstan memilih apa yang harus diselesaikan, siapa yang melakukannya, dan kapan, dimana, serta bagaimana hal tersebut akan dilakukan. Pengambilan keputusan hanyalah sebuah langkah dalam perencanaan. Walaupun ketika hal itu dilakukan dengan segera dan dengan sedikit pemikiran atau ketika mempengaruhi tindakan hanya untuk beberapa menit, hal itu merupakan bagian dari perencanaan. Suatu tindakan jarang dapat dinilai secara independen karena hampir setiap keputusan harus diarahkan untuk rencana yang lainnya.

1. Pentingnya dan Keterbatasan Pengambilan Keputusan Rasional

Pada kenyataannya, berdasarkan kesadaran akan peluang dan tujuan, proses pengambilan keputusan adalah inti dari perencanaan yang sesungguhnya. Proses pengambilan keputusan tersebut bisa dianggap sebagai:
a. Premising
b. Mengidentifikasi alternatif-alternatif
c. Mengevaluasi alternative-alternatif dalam rangka mencapai tujuan
d. Memilih sebuah alternative, yaitu pengambilan keputusan


Rasionalitas Dalam Pengambilan Keputusan

Orang-orang bertindak atau memutuskan secara rasional sedang berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai tanpa tindakan. Mereka harus memiliki sebuah pengertian yang jelas mengenai tindakan-tindakan alternative mana yang dapat mencapai tujuan dalam keadaan dan keterbatasan yang ada. Mereka juga harus memiliki informasi dan kemampuan untuk menganalisis serta mengevaluasi alternative dalam penerangan tujuan yang dicari. Pada akhirnya, mereka harus memiliki keinginan untuk mengambil solusi terbaik dengan memilih alternatif yang paling efektif dalam memenuhi pencapaian tujuan.

Orang -orang jarang meraih rasionalitas yang sempurna, khususnya dalam pengelolaan. Di tingkat pertama, keputusan harus beroperasi untuk masa depan, dan masa depan hampir selalu melibatkan ketidakpastian. Di tingkat kedua, sangat sulit untuk mengenali semua alternative yang dapat diikuti untuk mencapai tujuan.

Rasionalitas Terbatas

Keterbatasan informasi, waktu, dan kepastian membatasi rasionalitas, bahkan jika seorang manajer mencoba benar-benar rasional dengan sungguh-sungguh. Karena secara praktis manajer tidak dapat sepenuhnya rasional, kadang mereka menggunakan ketidaksukaan mereka atas resiko yang mengganggu keinginan untuk mencapai solusi yang terbaik di bawah keadaan tertentu. Herbert Simon menyebutkan hal itu sebagai satisficing, yaitu memilih sebuah tindakan yang memuaskan atau cukup baik di bawah keadaan tertentu. Meskipun banyak keputusan manajerial dibuat dengan sebuah dorongan untuk “melalui” seaman mungkin, sebagian besar manajer melakukan usaha untuk dapat membuat keputusan terbaik mereka dalam batas-batas rasional dan berdasarkan tingkat dan sifat risiko yang dihadapi.

2. Pembuatan Alternatif dan Faktor Pembatas

Anggap saja kita sudah mengetahui tujuan dan sepakat dalam suatu perencanaan yang meiliki premis yang jelas, langkah pertama yang perlu dilakukan dalam pengambian keputusan adalah membuat suatu alternatif. Sebaiknya dalam setiap cara kerja, kita memiliki alternatif untuk melakukannya dalam bentuk yang lain. Kemampuan untuk membangun sebauah alternatif akan sama pentingnya dengan keampuan untuk memilih alternatif itu sendiri. Seorang manager akan memerlukan bantuan dalam mengevaluasi alternatif dan dampingan dalam memilih alternatif terbaik.

Faktor pembatas atau faktor strategis adalah sesuatu yang ada untuk mencampai tujuan yang diinginkan. Mengetahui faktor ini dalam suatu situasi memungkinkan untuk memperkecil pencarian alternatif dan menanggulangi faktor pembatas itu sendiri. Prinsip dari faktor pembatas adalah dengan mengetahui hal ini dan penanggulangannya, alternatif yang tepat akan dapat ditemukan.

3. Evaluasi Alternatif

Apabila telah menemukan alternatif-alternatif yang cocok, langkah berikutnya dalam perencanaan adalah evaluasi dan memilih salah satu yang akan memberikan kontribusi paling besar dalam proses pencapaian tujuan. Hal ini adalah inti dari pengambikan keputusan, walaupun keputusan harus dibuat dalam tahap perencanaan yang lain seperti menentukan premis utama, dan bahkan memlih alternatif.

Faktor Kualitatif dan Kuantitatif

Dalam perbandingan rencana alternatif untuk pencapaian tujuan, umumnya orang akan memikirkan secara eksklusif faktor kuantitaif. Faktor ini adalah faktor yang dapat diukur secara numerik, seperti waktu atau biaya operasional. Faktor kualitatifadalah faktor yang sulit diukur secara numerik, seperti kualitas hubungan pekerja atau iklim politik internasional. Banyak sekali perusahaan yang mengalami kegagalan rencana pemasaran karena faktor-faktor eksternal. Ini adalah salah satu hal yang membuat pentingnya untuk memerhatikan kedua faktor, baik kualitatif atau kuantitatif, dalam membandingkan alternatif.

Untuk evaluasi dan membandingkan faktor kualitatif dalam permasalahan perencanaan dan pengambilan keputusan, pertama kali manager harus mengenali faktor-faktor ini kemudian menentukan pengukuran kuantitatif yang masuk akal pada faktor-faktor ini. Apabila hal ini tidak dilakukan, maka manager sebaiknya mencari tahu sebanyak mungkin tentang faktor ini, mungkin melakukan pengurutan berdasarkan kepentingan, membandingkan dampak yang mungkin terjadi pada faktor kuantitatif, dan pengambilan keputusan itu sendiri.

Marginal Analysis

Mengevaluasi alternatif-alternatif mungkin melibatkan pemanfaatan teknik analisis marginal untuk membandingkan pendapatan tambahan dan biaya tambahan yang timbul dari output yang meningkat. Ketika objective memaksimalkan keuntungan, goal akan tercapai. Dengan kata lain, jika pendapatan tambahan dari larger quantity lebih besar daripada biaya tambahannya, lebih banyak keuntungan dapat dihasilkan dengan produksi yang tinggi. Bagaimanapun, jika pendapatan tambahan dari larger quantity lebih rendah daripada biaya tambahannya, keuntungan yang lebih besar dapat dihasilkan dengan produksi yang rendah.
Analisis marginal dapat digunakan dalam membandingkan faktor-faktor lain selain biaya dan pendapatan. Sebagai contoh, untuk mencari output mesin terbaik, input mendapatkan berbagai output yang bertentangan sampai input tambahan sama dengan output tambahan. Hal ini kemudian akan menjadi poin efisiensi maksimum dari mesin.

Cost-Effectiveness Analysis

Cost-effectiveness analysis mencari rasio terbaik antara manfaat dan biaya; hal ini berarti, contohnya, mencari sedikitnya cara merugikan dalam mencapai objective atau mendapatkan nilai terbaik untuk mendapatkan pembelanjaan.

4. Selecting an Alternative: Three Approaches

Ketika menyeleksi beberapa alternatif, manajer dapat menggunakan tiga pendekatan dasar, yaitu: (1) experience, (2) experimentation, and (3) research and analysis.

Experience

Pengalaman di masa yang lalu rupanya memiliki peran yang besar dalam pengambilan keputusan. Manajer yang berpengalaman biasanya percaya, sering kurang menyadari, bahwa hal-hal yang telah mereka capai dan kesalahan-kesalahan yang mereka buat hampir semuanya menjadi petunjuk/panduan ke masa depan. Sikap ini lebih sering ditonjolkan pada manajer yang memiliki pengalaman yang lebih dan yang memiliki keinginan yang tinggi untuk bangkit dalam suatu organisasi/perusahaan.

Sejauh ini, pengalaman adalah guru terbaik. Fakta lain yang berbeda, manajer yang telah mencapai posisi tertentu muncul untuk membenarkan keputusan mereka yang lalu. Selain itu, proses berpikir dalam menangani masalah, pengambilan keputusan, dan melihat apakah program tersebut berhasil atau tidak memang dapat menyebabkan terbentuknya suatu tingkat penilaian yang baik (berdasarkan intuisi). Bagaimanapun, banyak orang yang tidak belajar dari kesalahan mereka, dan ada menajer yang tampaknya tidak berpengalaman tapi dipekerjakan pada perusahaan modern.
Tetapi, tak selamanya pengalaman yang lalu dapat dijadikan guru terbaik. Menjadikan masa lalu sebagai pedoman untuk masa depan terkadang dapat menimbulkan bahaya. Di satu sisi, sebagian orang ada yang tidak mampu menjelaskan apa penyebab kegagalan atau kesalahan yang pernah mereka alami. Sehingga orang-orang seperti ini biasanya akan mengulangi kesalahannya dengan alasan atau penyebab yang sama dengan kesalahan sebelumnya. Di sisi lain, pelajaran yang di dapat dari pengalaman mungkin tidak sepenuhnya dapat diterapkan pada masalah-masalah baru. Untuk mendapatkan keputusan yang baik, maka harus ada evaluasi terhadap pengalaman masa lalu, sehingga dapat dipilih mana yang tepat untuk dipakai pada masalah yang dihadapi saat ini.
Dengan kata lain, jika seseorang berhati-hati dalam menganalisis pengalamannya, daripada mengikuti semua mentah-mentah pengalaman masa lalunya secara persis, dan jika dia menyaring pengalaman sebagai alasan fundamental dalam keberhasilan atau kegagalan, maka pengalaman dapat berguna sebagai dasar untuk analisis keputusan. Seperti contohnya ilmuwan yang tidak ragu-ragu untuk melakuakan penelitian yang sebelumnya telah diteliti orang lain, kemudian menjadikan penelitian sebelumnya sebagai acuannya dan tentunya tidak menduplikasi penelitian orang lain. Maka manajer dapat mencontoh cara para ilmuwan tersebut.

Experimentation

Cara tepat untuk memilih berbagai alternatif adalah dengan mencoba salah satunya dan kemudian memperhatikan apa yang terjadi. Percobaan ini biasanya digunakan dalam penyelidikan sains. Orang-orang berpendapat bahwa hal tersebut sebaiknya lebih sering dilakukan dalam manajerial dan merupakan satu-satunya cara seorang manajer untuk memastikan bahwa beberapa rencana tersebut tepat (khususnya dalam melihat faktor-faktor tak nyata) serta mencoba bermacam alternatif dan mencari yang terbaik.

Teknik eksperimen sepertinya menjadi teknik yang mahal, khususnya jika sebuah program membutuhkan biaya yang besar untuk modal dan personalia serta jika perusahaan tidak bisa mencoba beberapa alternatif lain. Disamping itu, setelah percobaan telah dilakukan, masih ada keraguan pada apa yang dibuktikan, karena masa yang akan dating tidak akan sama dengan saat ini. Bagaimanapun teknik ini seharusnya dilakukan setelah mempertimbangkan alternatif lain.

Di sisi lain, ada keputusan yang tidak bisa dibuat sampai cara terbaik dari aksi tindakan itu dapat dipastikan dalam percobaan. Baik gambar an dari pengalaman ataupun penelitian yang sangat teliti sekalipun tidak selalu memastikan manajer mengambil keputusan yang tepat.
Contoh penggunaan teknik percobaan ini adalah sebuah perusahaan yang mencoba produk baru pada pasar tertentu sebelum dipasarkan lebih luas. Teknik organisasi sering juga dicoba di kantor cabang sebelum digunakan pada perusahaan secara menyeluruh.

Research and Analysis

Research dan analysis merupakan salah satu teknik yang paling efektif untuk memilih beberapa alternatif ketika keputusan utama dilibatkan. Dengan kata lain, pemecahan masalah dilakukan dengan memahami permasalahan tersebut terlebih dahulu. Hal ini akan melibatkan hubungan diantara variabel, hambatan, dan lingkungan kerja yang menunjang tujuan yang dicari.

Pemecahan masalah rencana membutuhkan pemecahan komponen-komponennya dan mempelajarinya dalam berbagai faktor kualitatif dan kuantitatif. Langkah utama yang diambil pada pendekatan research dan analysis adalah membangun sebuah model yang menggambarkan permasalahannya. Gambaran yang paling berguna adalah representasi dari variabel dalam situasi masalah dengan hubungan matematis. Mengkonsepkan suatu permasalahan adalah langkah pertama terhadap solusi. Psysical science telah mengandalkan model matematika untuk melakukan hal ini dan hal ini juga memberi harapan terhadap pengambilan keputusan.

5. Programmed and Nonprogrammed Decisions

Programmed decision diterapkan pada permasalahan yang terstuktur dan rutin. Contohnya adalah permintaan terhadap barang-barang inventaris yang memenuhi standar. Keputusan ini digunakan untuk pekerjaan yang rutin dan berulang. Hal ini mengandalkan kriteria utama yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan demikian, efeknya adalah keputusan yang diambil menjadi patokan untuk keputusan selanjutnya.
Nonprogrammed decision digunakan untuk sesuatu yang tidak terstruktur, novel, dan situasi yang tidak terdefinisi dari keadaan yang tidak berulang. Misalnya pengenalan dari Macintosh computer oleh Apple atau pembangunan dari four-wheel-passenger dari Audi. Pada kenyataannya, hal ini merupakan keputusan yang strategis. Namun secara umum, hal ini merupakan nonprogrammed decisions karena membutuhkan penilaian subjektif.

Pada umumnya, keputusan yang diambil adalah kombinasi programmed dan nonprogrammed decisions. Kebanyakan nonprogrammed decisions diambil oleh manager yang memiliki level yang lebih tinggi karena harus berurusan dengan masalah yang tidak terstruktur. Permasalahan yang lebih rendah pada suatu organisasi lebih rutin dan terstruktur serta membutuhkan kebijakan keputusan nyang lebih sedikit dari manager dan nonmanager.


6. Pembuatan Keputusan dalam Kepastian, Ketidakpastian, dan Resiko

Setiap keputusan yang dibuat di sebuah lingkungan pasti memiliki ketidakpastian, walau derajatnya berbeda-beda dari ketidakpastian yang relatif sampai ketidakpastian yang kentara. Pada situasi yang melibatkan kepastian, orang secara masuk akal merasa yakin terhadap apa yang akan terjadi ketika mereka membuat keputusan. Informasi tersedia dan dianggap dapat dipertanggungjawabkan, dan hubungan sebab akibat diketahui.

Sedangkan dalam situasi yang tidak pasti, orang hanya memiliki data yang terbatas, mereka tidak tahu apakah datanya dapat dipertanggungjawabkan, dan mereka tidak yakin apakah situasi akan berubah atau tidak. Mereka juga tidak dapat mengevaluasi interaksi dari variabel-variabel yang berbeda. Misalnya perusahaan yang berusaha membuat ekspansi ke negara yang tidak familiar.

Dalam ketidakpastian, pembuatan keputusan dapat dikembangkan dengan cara mengestimasi objektif kemungkinan dari sebuah keluaran dengan misalnya, menggunakan model matematika. Salah satu kekurangan dari menggunakan pendekatan tradisional operasi riset untuk pemecahan masalah adalah banyak dari data yang digunakan adalah estimasi atau dari kemungkinan-kemungkinan. Praktek yang biasa dilakukan adalah meminta “estimasi terbaik” dari para staf spesialis.
Jadi, setiap keputusan adalah berdasarkan interaksi beberapa variabel-variabel yang penting, yang banyak di antaranya memiliki elemen ketidakpastian, tapi mungkin, derajat kemungkinan yang tinggi.

7. Kreativitas dan Inovasi

Salah satu faktor penting dalam mengelola orang-orang adalah kreativitas. Sebenarnya ada perbedaan antara kreativitas dengan inovasi. Kreativitas adalah kemampuan dan kekuatan nuntuk menciptakan ide baru, sedangkan inovasi adalah penggunaan dari ide tersebut. Dalam satu organisasi, hal tersebut bisa berarti sebuah produk baru, pelayanan baru, atau cara baru melakukan sesuatu.

PROSES KREATIF

Proses kreatif jarang yang bersifat sederhana dan linear. Sebagai gantinya, proses kreatif tersebut terdiri dari empat fase yang tumpang tindih dan saling terkait, yaitu:
1. Proses scanning yang tidak disadari
2. Intuisi
3. Insight
4. Perumusan logis

Fase pertama, unconscious scanning, sulit dijelaskan karena berada di luar kesadaran. Scanning ini biasanya membutuhkan perhatian penuh terhadap suatu masalah, yang mungkin saja kabur di dalam pikiran. Sampai sekarang, manajer yang bekerja dalam kejaran waktu sering membuat keputusan yang terburu-buru, daripada menghadapi secara menyeluruh dari keambiguan dan masalah yang tidak jelas.
Fase kedua, intuisi, menghubungkan ketidaksadaran dengan kesadaran. Tahap ini mungkin melibatkan kombinasi beberapa faktor yang pada awalnya terlihat bertentangan. Intuisi membutuhkan waktu untuk bekerja. Hal ini juga mengharuskan orang untuk menemukan kombinasi baru dan menggabungkan konsen dan ide yang berbeda-beda. Jadi, seseorang harus memikirkan masalahnya. Berpikir secara intuitif memiliki berbagai macam cara, seperti brainstorming.

Insight, fase ketiga dari proses kreatif pada umumnya adalah hasil dari kerja keras. Contohnya, sejumlah ide dibutuhkan dalam pengembangan suatu produk yang terpakai, sebuah layanan baru, atau proses baru. Hal yang menarik adalah insight mungkin saja muncul pada saat pemikiran tidak terfokus secara langsung kepada masalah yang ada. Bagaimanapun, insight yang baru bisa berlangsung hanya beberapa menit saja, dan seorang manajer yang efektif mengambil keuntungan dengan menyiapkan pensil dan kertas untuk membuat catatan ide yang kreatif tersebut.
Fase terakhir dalam proses kreatif adalah perumusan atau verifikasi (pengujian). Insight perlu diuji dengan sebuah logika atau eksperimen. Hal ini bisa dilengkapi dengan mengerjakan gagasan tersebut atau meminta kritik dari orang lain.

Brainstorming

Kreativitas dapat diajarkan. Pemikiran kreatif sering menjadi buah atas usaha tambahan. Beberapa teknik fokus pada interaksi grup, yang lainnya pada aksi individual.
Salah satu dari teknik terkenal untuk memfasilitasi kreativitas dikembangkan oleh Alex F. Osborn, yang dikenal sebagai bapak brainstorming. Tujuan dari pendekatan ini adalah meningkatkan pemecahan persoalan dengan mencari solusi baru dan tidak biasa. Dalam sesi brainstorming, berbagai ide menjadi sebuah keharusan. Peraturan yang harus diikuti :
• Tidak ada ide yang akan dikritisi
• Semakin radikal idenya, semakin baik
• Kuantitas ide produksi ditekan
• Peningkatan ide dari yang lain didukung
Penelitian menunjukkan bahwa orang cenderung dapat berkembang lebih baik jika bekerja sendiri dibanding dalam grup. Namun, penelitian lainnya menunjukkan bahwa dalam beberapa situasi, pendekatan grup dapat memberi hasil yang baik. Penerimaan ide baru biasanya lebih baik jika keputusan dibuat oleh grup.

Limitation of Traditional Group Discussion

Walaupun teknik brainstorming memberi banyak ide kreatif, namun itu dapat memberi asumsi yang salah bahwa kreativitas hanya dapat berkembang dalam grup. Sebaliknya, grup biasa juga dapat menghasilkan kreativitas. Sebagai contoh, anggota grup mungkin memiliki ide alternatif lain. Seseorang yang ahli dalam sebuah topik mungkin enggan membagi pikirannya dalam grup karena takut dianggap lelucon. Tekanan untuk berpendapat seringkali menghambat ekspresi untuk memberikan opini lain. kebutuhan untuk bersama dengan yang lain dapat lebih kuat dibanding kebutuhan untuk mengeksplorasi kreativitas yang menghasilkan ide kurang populer sebagai alternatif menyelesaikan masalah. Akhirnya, karena mereka membutuhkan keputusan, grup tidak dapat memberikan hasil atas kebutuhan mereka untuk mencari data yang relevan untuk membuat keputusan.

MANAJER KREATIF
Orang yang kreatif adalah orang inquisitive dan muncul dengan beragam ide yang baru dan tidak biasa; mereka biasanya jarang puas dengan status quo mereka. Meskipun pintar, mereka jarang bersandar pada proses rasional, tetapi juga melibatkan aspek emosi dalam kepribadian mereka dalam memecahkan masalah. Individu yang kreatif selalu waspada terhadap diri mereka dan mampu melakukan penilaian sendiri.
Orang kreatif memberi kontribusi yang besar pada sebuah perusahaan. Namun, pada saat yang bersamaan mereka juga menimbulkan kesulitan bagi organisasi. Individu kreatif mungkin mengganggu/merusak dengan mengabaikan kebijakan, peraturan, dan regulasi yang berlaku. Orang yang kreatif memerlukan kebebasan dalam mengejar ide mereka, tetapi tidak terlalu banyak sehingga mereka membuang-buang waktu atau tidak memiliki cukup waktu untuk berkolaborasi dengan orang lain dalam mencapai tujuan umum.
Kreativitas pada kebanyakan individu mungkin tidak terpakai pada banyak kasus, terlepas dari fakta bahwa inovasi yang tidak biasa dapat menjadi keuntungan bagi perusahaan. Perlu diingan bahwa kreativitas bukanlah pengganti penilaian manjerial. Dalam hal itu, manajer adalah orang yang harus menentukan dan mengukur resiko yang terkandung dalam mengejar ide yang tidak biasa dan menerjemahkannya ke dalam inotasi praktis.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar